USCIS Muốn Giấy Khai Sinh Mà Bạn Không Thể Lấy: Trả Lời I-485 RFE Bằng Bằng Chứng Thứ Cấp

RFE đến và trông gần như rất đơn giản. USCIS muốn một bản sao giấy khai sinh của bạn. Trong đơn, bạn đã giải thích rằng văn phòng hộ tịch tại quận/huyện nơi bạn sinh không còn lưu hồ sơ của năm đó. Dù vậy, viên chức vẫn yêu cầu.

Đây là một trong những yêu cầu nguy hiểm hơn mà người nộp đơn điều chỉnh tình trạng có thể nhận được, chính vì nó trông rất nhỏ. Nhiều người trả lời bằng một lá thư giải thích vấn đề, hoặc bằng ba bản tuyên thệ từ người thân, rồi hồ sơ bị từ chối. Một lời giải thích là quan trọng, nhưng tự thân nó không đáp ứng gánh nặng chứng minh: quy định yêu cầu bạn chứng minh việc không có sẵn bằng chứng, và quy định xem chứng cứ thứ cấp và bản tuyên thệ là những bước chỉ được sử dụng theo một trình tự cụ thể.

Vì sao USCIS quan tâm đến tài liệu này

Giấy khai sinh thực hiện nhiều chức năng trong một hồ sơ điều chỉnh tình trạng hơn hầu hết đương đơn nhận ra. USCIS Policy Manual, trong chương về tài liệu của tập điều chỉnh tình trạng, mô tả giấy khai sinh là tài liệu xác lập quốc gia của đương đơn để tính hạn mức thị thực, danh tính của đương đơn, và sự tồn tại của bất kỳ quan hệ phái sinh nào. Về việc tính hạn mức, quy tắc điều chỉnh là luật định: theo INA 202(b), một di dân thường được tính vào quốc gia nước ngoài nơi sinh, tùy thuộc các ngoại lệ hẹp về tính hạn mức thay thế cho phép vợ/chồng hoặc con được tính vào quốc gia của vợ/chồng hoặc cha/mẹ thay vào đó. Vì vậy, hồ sơ này liên quan đến danh tính, số lượng của quốc gia nào được áp dụng, và các yêu cầu phái sinh. Bản thân nó không làm dịch chuyển ngày ưu tiên; điều đó đến từ đơn bảo lãnh nền tảng.

Đó là lý do viên chức sẽ không đơn giản miễn yêu cầu này. Và theo 8 CFR 103.2(b)(3), bất kỳ giấy tờ hộ tịch bằng tiếng nước ngoài nào mà bạn nộp cũng cần có bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm chứng nhận của người dịch rằng bản dịch hoàn chỉnh và chính xác và người dịch có năng lực thực hiện bản dịch. Một bản photo của tài liệu chưa dịch không trả lời được gì.

Quy tắc là một chiếc thang, và bạn không thể bỏ bậc

Mục 103.2(b)(2)(i) của Title 8 đặt ra một hệ thống thứ bậc. Đọc kỹ, ngôn ngữ này thẳng thắn một cách bất thường: "Việc không tồn tại hoặc không có sẵn theo cách khác của chứng cứ bắt buộc tạo ra một suy đoán không đủ điều kiện."

Từ đó, lộ trình được ấn định:

1. Chứng cứ chính — chính là hồ sơ khai sinh hộ tịch.
2. Chứng cứ thứ cấp, chỉ trở nên có thể sử dụng sau khi bạn đã chứng minh rằng tài liệu chính không tồn tại hoặc không thể xin được. Các ví dụ trong chính quy định là hồ sơ nhà thờ và hồ sơ trường học. Theo lời của quy định, chứng cứ thứ cấp "phải khắc phục được tình trạng không có sẵn của chứng cứ chính."
3. Bản tuyên thệ, chỉ được dùng khi bạn đã chứng minh rằng cả tài liệu chính và chứng cứ thứ cấp liên quan đều không có sẵn. Khi đó, bạn cần "hai hoặc nhiều bản tuyên thệ, được tuyên thệ hoặc xác nhận bởi những người không phải là các bên trong đơn bảo lãnh và có hiểu biết cá nhân trực tiếp về sự kiện và hoàn cảnh."

Hãy chú ý cấu trúc đó có nghĩa gì trong thực tế. Bản tuyên thệ không phải là lựa chọn thay thế cho giấy khai sinh. Chúng là bậc thứ ba, và quy định yêu cầu chúng khắc phục tình trạng không có sẵn của cả chứng cứ chính và chứng cứ thứ cấp — vì vậy, khi hồ sơ chưa cho thấy hai bậc đầu đã bị khép lại, các bản tuyên thệ khó có khả năng tự mình đáp ứng gánh nặng chứng minh. Một giả định sẽ làm rõ cách thất bại xảy ra. Giả sử một đương đơn trả lời RFE này bằng bốn lời khai tuyên thệ chân thành từ người thân và không có gì khác. Phản hồi đó không thất bại vì gia đình nói dối. Nó thất bại vì hồ sơ chưa bao giờ xác lập rằng bậc một và bậc hai đã bị khép lại. Tại văn phòng chúng tôi, câu hỏi đầu tiên trong một hồ sơ như vậy không phải là ai có thể tuyên thệ về việc sinh — mà là cơ quan hộ tịch đã nói gì bằng văn bản, và họ đã được yêu cầu điều gì.

Bước một: chứng minh hồ sơ thật sự không có sẵn

Đây là phần đương đơn thường làm một cách không chính thức nhất, và cũng là phần có các yêu cầu cụ thể nhất. Chương điều chỉnh tình trạng của USCIS Policy Manual nêu rằng để xác lập một tài liệu chính bắt buộc không có sẵn hoặc không tồn tại, bạn nộp thư chứng nhận không tồn tại từ cơ quan hộ tịch phù hợp, và thư đó phải thực hiện bốn điều:

• Là một văn bản gốc từ cơ quan hộ tịch trên tiêu đề thư chính thức của chính phủ.
• Xác lập việc không tồn tại hoặc không có sẵn của tài liệu.
• Nêu rõ lý do hồ sơ không tồn tại.
• Nêu rõ liệu các hồ sơ tương tự cho thời gian và địa điểm đó có sẵn hay không.

Yếu tố thứ tư là điều mọi người thường bỏ sót, và đó là điều viên chức sẽ tìm. Một lá thư chỉ nói "chúng tôi không có hồ sơ về người này" vẫn để ngỏ khả năng cơ quan đăng ký có hồ sơ của tất cả những người khác sinh trong năm đó và đương đơn này đơn giản là chưa bao giờ được đăng ký — điều này làm phát sinh câu hỏi về danh tính thay vì trả lời chúng. Một lá thư nói rằng hồ sơ của quận/huyện trong những năm đó đã bị tiêu hủy, và không còn hồ sơ tương đương nào tồn tại, mới thực hiện được công việc cần thiết.

Ngoại lệ đáng kiểm tra trước khi bạn mất một năm cho việc này

Bạn có thể không cần lá thư đó. Cả quy định và USCIS Policy Manual đều công nhận rằng chứng nhận từ chính phủ nước ngoài là không bắt buộc khi U.S. Department of State cho biết loại tài liệu đó nhìn chung không tồn tại đối với quốc gia đó. Quy định chỉ đến Foreign Affairs Manual; USCIS Policy Manual chỉ đến Country Reciprocity Schedule của Department of State. Hãy kiểm tra cả hai, vì đó là nguồn đã công bố mà người xét duyệt được cho là phải sử dụng.

Và đây là điểm đáng biết nhất: USCIS Policy Manual hướng dẫn viên chức tham khảo Reciprocity Schedule trước khi ban hành RFE đối với một tài liệu bắt buộc bị thiếu. Nếu Schedule đã nói rằng hồ sơ khai sinh không có sẵn cho quốc gia, khu vực, hoặc giai đoạn của bạn, thì có thể lập luận rằng RFE lẽ ra không bao giờ nên được ban hành. Đó không phải là lời phàn nàn để trút lên viên chức — đó là một lập luận cần đưa vào phản hồi, với mục trong Schedule được trích dẫn và ghi ngày.

Khi bạn cũng không thể xin được lá thư

Đôi khi cơ quan đăng ký sẽ không trả lời, lãnh sự quán sẽ không trao đổi, hoặc khu vực không thể tiếp cận. Quy định dự liệu tình huống này: đương đơn không thể có được tài liệu hoặc văn bản cần thiết có thể thay vào đó nộp bằng chứng rằng đã thực hiện các nỗ lực thiện chí lặp lại. "Lặp lại" và "bằng chứng" đều là những yếu tố chịu lực. Thư yêu cầu có ngày tháng, biên nhận theo dõi, xác nhận chuyển phát, chuỗi email, khoản phí đã trả, và tên cùng chức danh của từng viên chức đã liên hệ là những thứ biến một lời khẳng định thành một hồ sơ.

Một lưu ý thận trọng. Cùng điều khoản đó cho phép USCIS vẫn yêu cầu tài liệu nếu họ thấy các tài liệu như vậy nhìn chung có sẵn. Nếu Reciprocity Schedule nói rằng hồ sơ của quốc gia bạn thường có thể xin được, riêng việc trình bày các nỗ lực thiện chí là một phản hồi yếu, và chiến lược tốt hơn là tiếp tục theo đuổi hồ sơ trong khi phản hồi đang được chuẩn bị.

Bước hai: chứng cứ thứ cấp thật sự thuyết phục

Khi tình trạng không có sẵn đã được xác lập, chứng cứ thứ cấp được đưa vào sử dụng. Quy định nêu hồ sơ nhà thờ và trường học; trong thực tế, nhóm tài liệu hữu ích rộng hơn. Không có một tiêu chí duy nhất. Giá trị của một tài liệu phụ thuộc vào một nhóm yếu tố không mang tính loại trừ và có thể bù trừ cho nhau: sự liên quan của nó đối với các dữ kiện cụ thể mà viên chức hỏi; độ tin cậy của nó, bao gồm việc cơ quan phát hành có lưu hồ sơ trong quá trình hoạt động thông thường hay không; thời điểm của nó so với việc sinh; nguồn của nó, và liệu nguồn đó có lợi ích nào trong hồ sơ di trú này hay không; và sự nhất quán của nó với mọi thứ khác trong hồ sơ.

• Hồ sơ rửa tội hoặc ghi danh tôn giáo thể hiện ngày và nơi sinh cùng tên cha mẹ.
• Hồ sơ nhập học hoặc ghi danh trường học sớm.
• Hồ sơ y tế hoặc bệnh viện về việc sinh được lập cùng thời, hoặc sổ đăng ký của bà đỡ.
• Trích lục điều tra dân số hoặc đăng ký hộ khẩu.
• Giấy khai sinh đăng ký muộn hoặc đăng ký trễ — nhưng hãy kiểm tra mục của Department of State cho quốc gia đó trước, vì tại một số quốc gia, giấy chứng sinh đăng ký trễ được chấp nhận như chính hồ sơ hộ tịch chứ không bị xem là chứng cứ thứ cấp, còn tại những nơi khác nó được cho rất ít trọng lượng.
• Hồ sơ quân đội hoặc căn cước quốc gia ghi ngày và nơi sinh.
• Hộ chiếu và giấy tờ hộ tịch đã được cấp trước đó mà bản thân chúng ghi các dữ kiện về việc sinh.

Phần trình bày chứng cứ thứ cấp mạnh nhất là có nhiều lớp và nhất quán nội bộ: hai hoặc ba tài liệu độc lập từ các cơ quan khác nhau cùng thống nhất về ngày, địa điểm, và tên cha mẹ. Phần yếu nhất là một tài liệu duy nhất mới được cấp gần đây chỉ lặp lại điều đương đơn nói với cơ quan cấp.

Bước ba: bản tuyên thệ, và điều gì khiến chúng có giá trị

Nếu cả chứng cứ chính và chứng cứ thứ cấp đều không có sẵn, USCIS Policy Manual yêu cầu ít nhất hai bản tuyên thệ hoặc bản khai tuyên thệ bằng văn bản về các dữ kiện đang xét, từ những người không phải là các bên trong đơn bảo lãnh nền tảng và có hiểu biết cá nhân trực tiếp về các sự kiện và hoàn cảnh.

Sau đó, USCIS Policy Manual làm một điều hữu ích: liệt kê nội dung mà một bản tuyên thệ nên có để viên chức có thể cân nhắc bản đó.

• Họ tên đầy đủ, địa chỉ, và thông tin liên hệ của người tuyên thệ.
• Ngày và nơi sinh của chính người tuyên thệ.
• Quan hệ của người tuyên thệ, nếu có, với đương đơn.
• Bản sao giấy tờ tùy thân do chính phủ cấp của người tuyên thệ, nếu có.
• Thông tin đầy đủ liên quan đến các dữ kiện đang xét.
• Giải thích bằng cách nào người tuyên thệ có hiểu biết cá nhân trực tiếp về các sự kiện liên quan.

Và câu có tác dụng nhiều nhất ở đây: "Các bản tuyên thệ không thể được xác minh không có giá trị trong việc chứng minh các dữ kiện đang xét." Hãy lưu ý điều đó phụ thuộc vào gì — khả năng xác minh, không phải một danh sách kiểm. USCIS Policy Manual yêu cầu giấy tờ tùy thân của người tuyên thệ nếu có, vì vậy việc thiếu giấy tờ tùy thân tự thân không gây chết hồ sơ. Điều làm hỏng một bản tuyên thệ là viên chức không có cách nào liên hệ với người tuyên thệ hoặc kiểm tra lời trình bày: không có địa chỉ hoặc thông tin liên hệ có thể truy vết, không có chữ ký, không có lời giải thích về cách người tuyên thệ biết điều họ khẳng định.

Hai điểm làm rõ có thể cứu các hồ sơ thực tế. Thứ nhất, người tuyên thệ có thể là người thân, và họ không cần phải là công dân Hoa Kỳ — USCIS Policy Manual nói trực tiếp như vậy. Lệnh cấm trong quy định áp dụng đối với các bên trong đơn bảo lãnh, nghĩa là người bảo lãnh và đương đơn, chứ không phải gia đình nói chung. Một người bà có mặt khi sinh thường là người tuyên thệ tốt nhất hiện có. Thứ hai, giá trị của người tuyên thệ nằm ở phần "bằng cách nào", không phải kết luận. "Tôi biết cô ấy sinh tại ngôi làng đó trong năm đó" là một lời khẳng định. "Tôi là hàng xóm của mẹ cô ấy, tôi ở trong nhà vào đêm cô ấy sinh ra, và đây là những gì tôi nhớ về tuần đó" là lời chứng.

Những bẫy thời hạn âm thầm kết thúc các hồ sơ này

Mọi thứ ở trên có thể được thực hiện đúng mà vẫn thua vì thủ tục. Bốn điều khoản của 8 CFR 103.2(b) đáng được đọc trước khi bạn lập kế hoạch phản hồi.

• Không gia hạn. Theo 103.2(b)(8)(iv), thời hạn phản hồi RFE không được vượt quá mười hai tuần và Notice of Intent to Deny không được vượt quá ba mươi ngày. Cùng điều khoản này nêu rằng thời gian bổ sung để phản hồi "không được cấp." Không có yêu cầu gia hạn nào để nộp. Bất cứ điều gì thông báo ghi chính là toàn bộ khung thời gian.
• Một gói hồ sơ, một lần. Theo 103.2(b)(11), tất cả tài liệu được yêu cầu phải được nộp cùng nhau một lần, kèm theo yêu cầu gốc của USCIS. Chỉ nộp một phần những gì được yêu cầu "sẽ được xem là yêu cầu ra quyết định dựa trên hồ sơ hiện có." Gửi thư của cơ quan đăng ký bây giờ và các bản tuyên thệ sau đó không xây dựng hồ sơ — mà yêu cầu USCIS quyết định trên một nửa hồ sơ chưa hoàn chỉnh.
• Điều kiện được đo tại ngày bạn nộp đơn. Theo 103.2(b)(12), hồ sơ bị từ chối khi chứng cứ nộp để đáp RFE không xác lập điều kiện tính đến thời điểm yêu cầu quyền lợi — chính I-485 — được nộp, không phải ngày của RFE. Một tài liệu được tạo hiện nay phải nói về các dữ kiện như chúng tồn tại vào ngày nộp.
• Im lặng là chí mạng, và khó khắc phục. Theo 103.2(b)(13)(i), việc không phản hồi trước ngày được yêu cầu có nghĩa là hồ sơ có thể bị từ chối tóm tắt vì bị coi là từ bỏ, bị từ chối trên hồ sơ hiện có, hoặc cả hai. Và theo 103.2(b)(15), việc từ chối do từ bỏ không thể kháng cáo. Con đường quay lại là kiến nghị mở lại hồ sơ, vốn nặng nề hơn nhiều so với việc trả lời đúng hạn.

Đọc cùng nhau, các quy tắc này tưởng thưởng một hành vi: bắt đầu chuẩn bị ngay khi thông báo đến, vì phần cơ quan hộ tịch nước ngoài là phần chậm nhất và thời hạn sẽ không dịch chuyển vì nó.

Một con đường hẹp hơn cho người sống sót sau bạo hành

Một loại hồ sơ được tách riêng rõ ràng, và phạm vi của ngoại lệ đó rất quan trọng. Theo 103.2(b)(2)(iii), đối với một đơn tự bảo lãnh do vợ/chồng hoặc con bị bạo hành của công dân Hoa Kỳ hoặc thường trú nhân hợp pháp nộp, USCIS "sẽ xem xét bất kỳ chứng cứ đáng tin cậy nào có liên quan đến" đơn bảo lãnh, và người tự bảo lãnh có thể, nhưng không bắt buộc, chứng minh rằng chứng cứ chính hoặc chứng cứ thứ cấp được ưu tiên không có sẵn. Hãy đọc chính xác: tiêu chuẩn bất kỳ chứng cứ đáng tin cậy nào gắn với chính đơn tự bảo lãnh. Nó không tự động nới lỏng chứng cứ mà USCIS yêu cầu đối với Mẫu I-485 về sau, và trọng lượng của chứng cứ dù theo cách nào vẫn thuộc quyền quyết định của USCIS. Mục tiêu thực tiễn vẫn là một hồ sơ được tài liệu hóa, có thể xác minh. Nếu điều này mô tả tình huống của bạn, hãy nói sớm, vì chiến lược cho đơn tự bảo lãnh và chiến lược cho đơn điều chỉnh tình trạng không phải là cùng một cuộc thảo luận.

Chúng tôi xử lý các hồ sơ này như thế nào

Khi một khách hàng mang đến cho chúng tôi một RFE về giấy khai sinh, điều đầu tiên chúng tôi làm không phải là soạn bản tuyên thệ. Chúng tôi lấy mục của Department of State cho quốc gia và giai đoạn đó và đọc nội dung về khả năng có sẵn, vì điều đó quyết định chúng tôi đang xây dựng hồ sơ về việc không tồn tại hay đang phản bác một RFE mà hướng dẫn đã công bố không ủng hộ. Sau đó chúng tôi thực hiện ba hướng song song: yêu cầu cơ quan đăng ký hoặc lãnh sự với bằng chứng có ngày tháng cho từng nỗ lực, tìm kiếm chứng cứ thứ cấp qua lưu trữ tôn giáo, trường học, và y tế, và bộ bản tuyên thệ được soạn sau cùng, từ các nhân chứng được nêu tên mà chúng tôi có thể đính kèm giấy tờ tùy thân.

Phản hồi được gửi đi dưới dạng một gói hồ sơ có mục lục kèm bản ghi nhớ trình bày từng bậc của chiếc thang quy định cho viên chức, để chính hồ sơ cho thấy mỗi bước đã được khép lại trước khi bước tiếp theo được sử dụng. Cấu trúc đó là trọng tâm. Một viên chức nhìn thấy chiếc thang sẽ không phải đoán liệu bạn có bỏ qua nó hay không.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể chỉ nộp bản tuyên thệ thay cho giấy khai sinh không?

Không. Theo 8 CFR 103.2(b)(2)(i), bản tuyên thệ là bước thứ ba, không phải là một sự thay thế. Trước tiên, bạn phải chứng minh rằng hồ sơ khai sinh không tồn tại hoặc không thể xin được, sau đó cho thấy chứng cứ thứ cấp liên quan cũng không có sẵn. Các bản tuyên thệ được nộp mà không có hai phần chứng minh đó không khắc phục được suy đoán không đủ điều kiện.

Tôi có bao lâu để trả lời một RFE I-485?

Thông báo đặt ra hạn chót, và theo 8 CFR 103.2(b)(8)(iv), thời hạn phản hồi RFE không được vượt quá mười hai tuần. Notice of Intent to Deny không được vượt quá ba mươi ngày. Cùng điều khoản này nêu rằng thời gian bổ sung có thể không được cấp, vì vậy không có gia hạn để yêu cầu.

Nếu cơ quan đăng ký của quốc gia tôi không bao giờ trả lời yêu cầu của tôi thì sao?

Quy định cho phép bạn nộp bằng chứng rằng đã thực hiện các nỗ lực thiện chí lặp lại để xin tài liệu hoặc văn bản xác nhận không tồn tại. Hãy giữ bản sao có ngày tháng của mọi yêu cầu, hồ sơ theo dõi và giao nhận, phí đã trả, và tên các viên chức đã liên hệ. Nếu hướng dẫn đã công bố của Department of State cho thấy hồ sơ của quốc gia bạn nhìn chung có sẵn, hãy dự liệu USCIS sẽ tiếp tục yêu cầu chính tài liệu đó.

Tôi có thể gửi một phần phản hồi bây giờ và phần còn lại sau không?

Không. Theo 8 CFR 103.2(b)(11), tất cả tài liệu được yêu cầu phải được nộp cùng nhau một lần với yêu cầu gốc, và việc chỉ nộp một số chứng cứ được xem là yêu cầu ra quyết định trên hồ sơ hiện có. Phản hồi từng phần mời gọi một quyết định từ chối mà lẽ ra bạn đã có thể tránh.

Mẹ hoặc anh/chị/em của tôi có thể viết một trong các bản tuyên thệ không?

Có. USCIS Policy Manual nêu rằng người tuyên thệ có thể là người thân và không cần là công dân Hoa Kỳ. Lệnh cấm theo quy định áp dụng đối với các bên trong đơn bảo lãnh — người bảo lãnh và đương đơn. Điều quan trọng là mỗi người tuyên thệ có hiểu biết cá nhân trực tiếp về việc sinh và giải thích bằng cách nào, và bản tuyên thệ có thể được xác minh.

Điều gì xảy ra nếu tôi bỏ lỡ hoàn toàn hạn chót?

Theo 8 CFR 103.2(b)(13)(i), đơn có thể bị từ chối tóm tắt vì bị coi là từ bỏ, bị từ chối trên hồ sơ hiện có, hoặc cả hai. Một quyết định từ chối do từ bỏ không thể kháng cáo theo 8 CFR 103.2(b)(15); lựa chọn còn lại là kiến nghị mở lại hồ sơ, việc này khó hơn đáng kể so với phản hồi đúng hạn.

Giấy khai sinh đăng ký muộn có được tính không?

Điều đó phụ thuộc vào quốc gia, và nó không tự động là chứng cứ "thứ cấp". Giấy khai sinh đăng ký muộn của một số quốc gia được xem là chính hồ sơ hộ tịch; ở những nơi khác, chúng được cân nhắc như chứng cứ thứ cấp hoặc bị giảm giá trị. Hãy kiểm tra mục của Department of State cho quốc gia và giai đoạn đó, rồi xem cơ quan đăng ký đã dựa vào gì: một giấy chứng nhận muộn ghi rõ nguồn nền tảng của nó — sổ bệnh viện, hồ sơ rửa tội, tuyên bố của cha/mẹ kèm tài liệu hỗ trợ — thuyết phục hơn rất nhiều so với giấy chỉ ghi lại điều đương đơn khai báo nhiều năm sau.