Đổi Luật Sư Trong Vụ Việc Trục Xuất: Những Gì Phải Bàn Giao Trước Phiên Điều Trần Tiếp Theo

Phần lớn những người đổi luật sư khi vụ việc đang diễn ra đều có lý do thực tế. Luật sư không còn gọi lại, văn phòng luật đã đóng cửa, gia đình chuyển đến nơi khác ở đầu kia đất nước, hoặc chỉ còn vài tuần nữa là đến phiên điều trần mà chưa ai nói cần mang theo những gì. Quyết định đổi luật sư thường là phần dễ. Phần khó là vụ việc tại tòa di trú đã có ngày điều trần được ấn định, hồ sơ tố tụng của tòa đã được hình thành, và các thời hạn đã bắt đầu được tính từ trước khi luật sư mới biết đến tên bạn.

Bài hướng dẫn này giải thích những gì phải được bàn giao từ luật sư cũ sang luật sư mới để không bỏ sót nội dung nào: các giấy tờ cần nộp để chính thức thay đổi luật sư, những phần hồ sơ mà luật sư mới không thể thiếu khi xử lý vụ việc, và các thời hạn không chờ đến khi đơn xin thay thế luật sư được chấp thuận. Bài viết dành cho người đang trong thủ tục trục xuất và người thân đang hỗ trợ họ.

Tòa công nhận ai là luật sư của bạn và khi nào điều đó thay đổi

Tại tòa di trú, tư cách đại diện không được xác định bằng việc bạn đã trả tiền cho ai. Điều quyết định là ai được ghi nhận trong hồ sơ tố tụng của tòa. Một luật sư trở thành luật sư đại diện chính thức trong hồ sơ tòa của bạn bằng cách nộp Mẫu EOIR-28, tức Thông báo Luật sư Tham gia Vụ việc, cho tòa và tống đạt (giao văn bản hợp lệ) mẫu này cho Department of Homeland Security. Kể từ thời điểm đó, luật sư có nghĩa vụ tham dự các phiên điều trần của bạn, thay mặt bạn nộp mọi giấy tờ và tiếp nhận mọi văn bản được tống đạt trong vụ việc.

Để chấm dứt quan hệ đại diện đó, chỉ một cuộc điện thoại là chưa đủ. Theo 8 CFR 1003.17(a)(3), luật sư đã đăng ký tham gia vụ việc vẫn là luật sư đại diện chính thức trong hồ sơ tòa cho đến khi thẩm phán di trú cho phép rút khỏi vai trò luật sư hoặc thay thế luật sư theo yêu cầu được trình bày bằng lời nói hoặc văn bản. EOIR Policy Manual quy định rõ thủ tục: luật sư mới nộp đơn xin thay thế luật sư cùng một mẫu EOIR-28 mới, nêu lý do thay đổi, chứng minh rằng luật sư cũ đã được thông báo và đính kèm bằng chứng về văn bản đồng ý của bạn. Cho đến khi thẩm phán chấp thuận đơn đó, tòa vẫn coi luật sư cũ là luật sư của bạn và người này vẫn phải tham dự mọi phiên điều trần đã được ấn định.

Khoảng thời gian chuyển tiếp đó chính là lúc vụ việc dễ bị ảnh hưởng bất lợi. Theo 8 CFR 1292.5(a), khi bạn có luật sư đại diện, tòa và DHS tống đạt các thông báo cho luật sư đại diện chính thức trong hồ sơ tòa của bạn, chứ không phải cho bạn. Thông báo điều trần, lệnh ấn định thời hạn của thẩm phán hoặc quyết định được gửi qua bưu điện đến luật sư mà bạn đã chấm dứt sử dụng dịch vụ vẫn được xem là đã tống đạt hợp lệ. Nếu luật sư đó không chuyển tiếp văn bản và luật sư mới chưa được ghi nhận trong hồ sơ tố tụng của tòa, sẽ không ai đang thực sự xử lý vụ việc của bạn nhận được văn bản ấy.

Thay thế luật sư không đồng nghĩa với hoãn phiên điều trần

Policy Manual nêu rõ điểm này: việc chấp thuận đơn xin thay thế luật sư không làm hoãn phiên điều trần đã được ấn định, và các bên phải sẵn sàng tham gia phiên điều trần vào ngày đã định. Theo cách diễn đạt của tài liệu này, các yêu cầu gia hạn dựa trên việc thay đổi luật sư không được ưu tiên chấp thuận. Khi quyết định có cho phép thay thế luật sư hay không, thẩm phán xem xét thời gian còn lại trước phiên điều trần tiếp theo và các lý do được đưa ra cho việc thay đổi.

Việc xin hoãn phiên điều trần cần một đơn yêu cầu riêng với tiêu chuẩn xét duyệt riêng. Theo 8 CFR 1003.29, thẩm phán có thể chấp thuận nếu chứng minh được lý do chính đáng (good cause), và quyết định của Bộ trưởng Tư pháp trong Matter of L-A-B-R-, 27 I&N Dec. 405 (A.G. 2018), yêu cầu thẩm phán cân nhắc liệu việc trì hoãn có khả năng làm thay đổi kết quả vụ việc hay không và người bị đưa ra tòa di trú đã hành động khẩn trương, tích cực đến mức nào. Một người bị đưa ra tòa di trú đổi luật sư hai tuần trước phiên điều trần xét xử chính (individual hearing), sau một năm không thực hiện hành động nào, sẽ khó chứng minh được lý do chính đáng. Người bị đưa ra tòa di trú có luật sư cũ bỏ mặc vụ việc một tháng trước phiên điều trần có cơ sở lập luận vững hơn nhiều, nhưng chỉ khi luật sư mới cung cấp tài liệu chứng minh. Bài hướng dẫn của chúng tôi về cách xin hoãn phiên điều trần tại tòa di trú trình bày những gì thẩm phán muốn thấy.

Nguyên tắc thực tế là: luật sư mới nên mặc định rằng phiên điều trần sẽ diễn ra đúng lịch và chuẩn bị cho phiên đó, đồng thời chỉ xin hoãn phiên điều trần khi có các tình tiết đủ căn cứ. Hy vọng thẩm phán sẽ đổi ngày vì có luật sư mới đăng ký tham gia vụ việc không phải là một kế hoạch.

Những gì phải bàn giao: hồ sơ vụ việc của thân chủ

Luật sư mới không thể bảo vệ quyền lợi trong một vụ việc do người khác đã chuẩn bị nếu không có tài liệu thể hiện những gì đã được thực hiện. Toàn bộ hồ sơ vụ việc của thân chủ bao gồm nhiều hơn rất nhiều so với hợp đồng thuê luật sư và vài giấy biên nhận.

• Văn bản khởi đầu thủ tục trục xuất và các bản trả lời chính thức. Thông báo Trình diện (Notice to Appear), mọi nội dung sửa đổi về căn cứ trục xuất, và các bản trả lời chính thức mà luật sư cũ đã nộp để thừa nhận hoặc phủ nhận những cáo buộc về tình tiết. Luật sư mới cần biết những nội dung nào đã được chính thức thừa nhận, vì khó rút lại một sự thừa nhận đã được ghi vào hồ sơ tố tụng của tòa.
• Mọi thông báo điều trần và lệnh ấn định thời hạn của thẩm phán. Những văn bản này xác định ngày điều trần tiếp theo và thời hạn nộp đơn, chứng cứ cùng danh sách nhân chứng. Ngày điều trần trên hệ thống tự động của tòa là thông tin để bắt đầu kiểm tra, nhưng lệnh ấn định thời hạn của thẩm phán mới là căn cứ quyết định các thời hạn.
• Các đơn đã nộp. Đơn xin tị nạn Mẫu I-589, đơn xin hủy bỏ việc trục xuất, bộ hồ sơ xin điều chỉnh tình trạng di trú hoặc đơn xin bất kỳ biện pháp cứu trợ di trú nào khác, đúng theo bản đã nộp và có dấu xác nhận tiếp nhận của tòa. Luật sư mới phải làm việc dựa trên bản mà thẩm phán đang có, không phải bản dự thảo.
• Chứng cứ và tài liệu chứng cứ. Báo cáo về tình hình quốc gia, bản khai, hồ sơ y tế và cảnh sát, cùng danh mục tài liệu chứng cứ, kèm ghi chú về những gì tòa đã chấp nhận đưa vào hồ sơ tố tụng. Các tài liệu đã nộp một lần không cần nộp lại, còn các tài liệu chưa từng nộp phải được nộp đúng thời hạn.
• Bản chép lời, bản ghi âm và các phán quyết trước đó của thẩm phán. Mọi phán quyết bằng lời nói được ghi nhận trong hồ sơ tố tụng của tòa, mọi quyết định bằng văn bản và mọi đơn yêu cầu nộp lên thẩm phán trước đó, dù được chấp thuận hay bị bác.
• Phần hồ sơ vụ việc liên quan đến DHS. Mọi Mẫu G-28 đã nộp cho USCIS hoặc ICE trong một vụ việc có liên quan, chẳng hạn I-130 đang chờ giải quyết để làm cơ sở xin điều chỉnh tình trạng di trú tại tòa, cùng các giấy biên nhận cho những hồ sơ đã nộp đó.

Theo các quy tắc ứng xử nghề nghiệp áp dụng cho luật sư tại mọi tiểu bang, khi chấm dứt việc đại diện, luật sư phải bàn giao hồ sơ vụ việc và tài sản của thân chủ. Nếu luật sư cũ chậm bàn giao, luật sư mới có thể xin bản hồ sơ do chính tòa lưu giữ. Việc nộp EOIR-28 cho phép luật sư tiếp cận hồ sơ tố tụng của tòa, và yêu cầu cung cấp hồ sơ theo Đạo luật Tự do Thông tin (FOIA) gửi đến EOIR, cùng một yêu cầu riêng gửi đến DHS, sẽ bổ sung những tài liệu còn thiếu trong hồ sơ vụ việc của thân chủ. Việc giải quyết các yêu cầu đó cần thời gian, thêm một lý do để bắt đầu bàn giao ngay trong ngày quyết định đổi luật sư.

Những gì phải bàn giao: các mốc thời gian

Các thời hạn tại tòa di trú được tính dựa trên ngày điều trần, không phải ngày luật sư mới đăng ký tham gia vụ việc. Theo Immigration Court Practice Manual, hồ sơ cho phiên điều trần xét xử chính thường phải được nộp ít nhất 30 ngày trước phiên điều trần, còn hồ sơ cho phiên điều trần sơ bộ (master calendar hearing) phải được nộp ít nhất 15 ngày trước đó, trừ khi thẩm phán đã quy định các thời hạn khác trong lệnh ấn định thời hạn của thẩm phán. Đối với người bị đưa ra tòa di trú đang bị giam giữ, thẩm phán trực tiếp ấn định các thời hạn, và những thời hạn này thường ngắn hơn.

Các thời hạn khác được tính độc lập với mọi phiên điều trần. Theo INA § 208(a)(2)(B), đơn xin tị nạn phải được nộp trong vòng một năm kể từ ngày đến Hoa Kỳ, trừ khi có ngoại lệ áp dụng. Khi thẩm phán xác định một người thuộc diện bị trục xuất và yêu cầu nộp đơn xin các biện pháp cứu trợ di trú trước một ngày nhất định, thường là 60 ngày sau đó, việc bỏ lỡ thời hạn có thể dẫn đến kết luận rằng người đó đã từ bỏ các đơn này. Sau quyết định của thẩm phán, Hội đồng Kháng cáo Di trú (BIA) phải nhận được đơn kháng cáo trong vòng 30 ngày theo lịch, theo cẩm nang thực hành của Hội đồng; một quy định năm 2026 nhằm rút thời hạn đó xuống còn 10 ngày đã bị tòa án liên bang ngăn chặn trước khi có hiệu lực, và vụ kiện đó vẫn chưa kết thúc. Theo 8 CFR 1003.23(b)(1), đơn xin mở lại vụ việc phải được nộp trong vòng 90 ngày kể từ ngày có lệnh cuối cùng, còn đơn xin xem xét lại phải được nộp trong vòng 30 ngày.

Nhiệm vụ đầu tiên của luật sư mới là lập lịch dựa trên các lệnh ấn định thời hạn của thẩm phán trong hồ sơ vụ việc của thân chủ, xác nhận ngày điều trần qua hệ thống thông tin vụ việc tự động của tòa và đối chiếu hai nguồn này. Nếu hồ sơ vụ việc của thân chủ chưa đầy đủ, phải lập lịch dựa trên hồ sơ tố tụng của tòa. Bàn giao hồ sơ mà không bàn giao các mốc thời gian thì coi như chưa bàn giao được gì.

Những gì chúng tôi gặp khi việc bàn giao có trục trặc

Một tình huống thường gặp trong thực tiễn hành nghề của chúng tôi: một người bị đưa ra tòa di trú có phiên điều trần xét xử chính được ấn định vào mùa xuân và thuê luật sư mới vào cuối mùa đông sau khi văn phòng luật cũ ngừng trả lời. Luật sư mới nộp EOIR-28 cùng đơn xin thay thế luật sư và yêu cầu văn phòng luật cũ cung cấp hồ sơ vụ việc của thân chủ. Ba tuần sau hồ sơ mới được chuyển đến, nhưng thiếu lệnh ấn định thời hạn của thẩm phán. Luật sư chỉ dựa vào ngày điều trần và cho rằng thời hạn nộp hồ sơ là 30 ngày trước phiên điều trần theo quy định thông thường. Khi lệnh ấn định thời hạn của thẩm phán cuối cùng được tìm thấy, văn bản đó đã quy định thời hạn nộp chứng cứ bổ sung là 45 ngày trước phiên điều trần, và thời hạn này đã qua. Thẩm phán có quyền quyết định chấp nhận hồ sơ nộp muộn và có thể chấp nhận, nhưng lúc này luật sư mới phải tranh luận về việc nộp đúng hạn thay vì nội dung vụ việc.

Cách khắc phục không phức tạp. Luật sư nộp đơn yêu cầu chấp nhận chứng cứ nộp muộn, giải thích quá trình bàn giao, đính kèm các mốc thời gian và thư từ trao đổi, và thẩm phán đã chấp thuận. Điều cần thấy là nếu việc bàn giao được thực hiện kịp thời và có tài liệu ghi nhận đầy đủ, hoàn toàn có thể tránh phải nộp đơn yêu cầu này. Thẩm phán sẽ dễ thông cảm hơn với việc đổi luật sư nếu việc đó được thực hiện càng sớm và càng chu đáo.

Cách đổi luật sư mà không làm mất lợi thế trong vụ việc

Nếu thực hiện đúng trình tự, việc thay đổi chỉ cần vài ngày xử lý và giúp bảo vệ vụ việc. Nếu làm sai trình tự, việc đó sẽ tạo ra khoảng trống đã mô tả ở trên.

• Trước hết, hãy lấy ngày điều trần và số A-number của bạn. Dùng số A-number để xác nhận phiên điều trần tiếp theo qua hệ thống thông tin vụ việc tự động của tòa. Ghi lại ngày, giờ, phòng xử và tên thẩm phán.
• Ký hợp đồng thuê luật sư mới bằng văn bản và ký văn bản đồng ý. Đơn xin thay thế luật sư cần có bằng chứng rằng bạn đồng ý với việc thay đổi. Một bản xác nhận do luật sư mới soạn và có chữ ký của bạn là đủ.
• Yêu cầu luật sư mới nộp ngay EOIR-28 và đơn xin thay thế luật sư qua hệ thống nộp hồ sơ điện tử ECAS. Theo 8 CFR 1003.31(a), luật sư phải nộp hồ sơ điện tử trong mọi vụ việc đủ điều kiện áp dụng hình thức này. Đơn cần nêu phạm vi đại diện được đăng ký, lý do thay đổi và xác nhận rằng đơn đã được tống đạt cho luật sư cũ.
• Thông báo cho luật sư cũ bằng văn bản và yêu cầu cung cấp toàn bộ hồ sơ vụ việc của thân chủ. Yêu cầu cụ thể các lệnh ấn định thời hạn của thẩm phán, các đơn đã nộp có dấu xác nhận tiếp nhận, danh mục tài liệu chứng cứ và mọi hồ sơ đã nộp cho DHS. Lưu lại yêu cầu cùng văn bản trả lời.
• Đừng cho rằng luật sư cũ đã chuyển tiếp bất kỳ tài liệu nào. Cho đến khi việc thay thế luật sư được chấp thuận, các thông báo vẫn được gửi đến luật sư cũ. Luật sư mới nên trực tiếp kiểm tra hồ sơ tố tụng của tòa thay vì chờ đợi.
• Cập nhật địa chỉ nếu bạn đã chuyển chỗ ở. Nếu chuyển chỗ ở trong thời gian bàn giao, bạn phải nộp Mẫu EOIR-33 trong vòng năm ngày làm việc theo 8 CFR 1003.15(d). Xem danh sách việc cần làm của chúng tôi về thay đổi địa chỉ khi vụ việc đang được giải quyết tại tòa di trú.
• Chuẩn bị cho phiên điều trần theo đúng lịch đã định. Nếu thực sự cần hoãn phiên điều trần, hãy nộp đơn yêu cầu kèm các tình tiết làm căn cứ sớm nhất có thể, đồng thời tiếp tục chuẩn bị để đề phòng đơn bị bác.

Nếu luật sư cũ từ chối hợp tác hoặc không thể liên lạc được, đơn xin thay thế luật sư vẫn có thể được chấp thuận. Bằng chứng rằng đơn đã được tống đạt cho luật sư cũ là đủ để chứng minh người đó đã được thông báo. Thẩm phán không cần sự đồng ý của luật sư cũ, mà chỉ cần bằng chứng rằng luật sư cũ đã được thông báo.

Câu Hỏi Thường Gặp

Tôi có thể đổi luật sư ngay trước phiên điều trần không?

Có, nhưng phiên điều trần sẽ không được dời lịch vì việc đó. Luật sư mới phải nộp Mẫu EOIR-28 và đơn xin thay thế luật sư, và thẩm phán sẽ quyết định về đơn này sau khi cân nhắc thời gian còn lại trước phiên điều trần. Việc chấp thuận thay thế luật sư không đồng nghĩa với hoãn phiên điều trần, nên luật sư mới phải sẵn sàng tham gia vào ngày đã định, trừ khi một đơn xin hoãn phiên điều trần riêng được chấp thuận vì lý do chính đáng.

Luật sư cũ có phải đồng ý với việc thay thế luật sư không?

Không. Đơn phải chứng minh rằng luật sư cũ đã được thông báo, và bằng chứng cho thấy đơn cùng EOIR-28 mới đã được tống đạt cho luật sư đó là đủ. Thẩm phán không cần văn bản đồng ý của luật sư cũ, mà chỉ cần văn bản đồng ý của bạn và bằng chứng về việc thông báo. Tuy nhiên, cho đến khi thẩm phán chấp thuận đơn, luật sư cũ vẫn là luật sư đại diện chính thức trong hồ sơ tòa.

Tòa có gửi thông báo điều trần cho tôi nếu luật sư cũ vẫn được ghi nhận trong hồ sơ tố tụng của tòa không?

Bạn không thể chắc chắn trông chờ vào việc đó. Theo 8 CFR 1292.5(a), thông báo trong vụ việc có luật sư đại diện được gửi đến luật sư đại diện chính thức trong hồ sơ tòa. Nếu người đó vẫn là luật sư cũ, thông báo sẽ được tống đạt cho họ, và việc tống đạt vẫn có giá trị ngay cả khi thông báo không bao giờ đến tay bạn. Luật sư mới nên xác nhận ngày điều trần qua hệ thống thông tin vụ việc tự động của tòa và chính hồ sơ tố tụng của tòa thay vì chờ một bản được chuyển tiếp.

Luật sư mới có thể được hoãn phiên điều trần chỉ vì vừa tiếp nhận vụ việc không?

Không đương nhiên được chấp thuận. EOIR Policy Manual quy định rằng các yêu cầu gia hạn dựa trên việc thay thế luật sư không được ưu tiên chấp thuận. Muốn được hoãn phiên điều trần phải có lý do chính đáng theo 8 CFR 1003.29, và theo Matter of L-A-B-R-, thẩm phán cân nhắc liệu việc trì hoãn có làm thay đổi kết quả hay không và bạn đã hành động khẩn trương, tích cực hay chưa. Việc đổi luật sư sát ngày sau một thời gian dài không hành động là trường hợp có cơ sở yếu nhất; việc buộc phải đổi luật sư do luật sư cũ không thực hiện trách nhiệm, có tài liệu ghi rõ các mốc thời gian, sẽ có cơ sở vững hơn nhiều.

Nếu luật sư cũ không chịu giao hồ sơ vụ việc cho tôi thì sao?

Các quy tắc đạo đức nghề nghiệp của tiểu bang yêu cầu luật sư trả lại hồ sơ vụ việc của thân chủ khi chấm dứt việc đại diện. Trong khi chờ giải quyết yêu cầu đó, luật sư mới có những cách khác để lấy hồ sơ. Việc nộp EOIR-28 cho phép tiếp cận hồ sơ tố tụng của tòa, còn các yêu cầu theo Đạo luật Tự do Thông tin gửi đến EOIR và DHS giúp lấy các bản tài liệu đã nộp do chính phủ lưu giữ. Hãy bắt đầu cả hai cách ngay lập tức, vì ngày điều trần không chờ đến khi hồ sơ được chuyển đến.

Tôi có cần mẫu đơn mới nếu vụ việc đã được kháng cáo lên Hội đồng không?

Có. Khi đại diện trước Hội đồng Kháng cáo Di trú, luật sư mới nộp Mẫu EOIR-27 thay cho EOIR-28 và tống đạt mẫu này cho luật sư cũ cùng DHS. Hội đồng công nhận luật sư đại diện chính thức trong hồ sơ tòa mới ngay khi nhận được EOIR-27, và luật sư cũ không cần nộp đơn xin rút khỏi vai trò luật sư. Các thời hạn nộp bản lập luận pháp lý tại Hội đồng vẫn tiếp tục được tính trong thời gian thay đổi luật sư.

Việc đổi luật sư có ảnh hưởng đến các đơn mà luật sư cũ đã nộp không?

Không. Mẫu I-589, đơn xin hủy bỏ việc trục xuất hoặc đơn xin biện pháp cứu trợ di trú khác đã nộp cho tòa vẫn được giữ nguyên trong hồ sơ tố tụng của tòa đúng như khi nộp. Luật sư mới làm việc dựa trên bản đó và có thể nộp các bản sửa đổi theo thời hạn thông thường, nhưng việc đổi luật sư không rút lại, không bắt đầu lại và không thay đổi ngày nộp của bất kỳ tài liệu nào đã được nộp.